開會有很多種流派，有老闆純粹佈達不給討論的、有聽屬下集思廣益九個小時才發表自己「不可違抗的結論」的、有遵循某種方法論按部就班的、也有簡單扼要開完做事的。
無論是哪一種會議，都需要一個最基本的架構：
我們為什麼要開這個會？
如果不是直接宣布結論，就開放任何人表達意見。
（最重要的）有哪些結論和行動計畫、何時要追蹤成果進度？
而依照我自己的「15分鐘開會」流派，大多數上述架構都可以在15分鐘內達成，或是依照會議規模以15分鐘一節的「酒店式開會法」倍數放大。詳情請參考文末的參考閱讀，不再贅述。
前提說完，這篇文章的重點其實是這個：
看到很多人在尋找或追捧「AI全程錄音、轉換文字會議紀錄、整理重點」的工具。工具沒什麼不好，也越來越實用；但如果反推回去，我的偏見是：
必須用工具整理紀錄的會議，多半是沒有效率的會議。
一般來說，會議的目的不外乎以下幾種：
佈達事項
收集意見
釐清責任歸屬
作成行動計畫
只要與會者專心、知道在討論什麼、回去也會認真追蹤計畫進度，一般的會議記錄都只是「事後釐清責任」用的：標明哪件事情是誰說的、哪個事項分配給誰、某個專案的owner是誰等等，萬一出包了才有人可以找。
（這一點在公家機關的會議記錄上特別重要，這算例外。）
如果撇開這一點不談，多數會議都可以在最多4個15分鐘內完成；即使是用手寫精簡紀錄，往往也不會超過一頁。如果是部門內溝通的小會議，甚至絕大多數可以在15分鐘之內結束；而後者往往是效率最高、也不需要會議記錄的。
所以追本溯源，如果可以將會議精簡化、並且即時紀錄重點，根本不需要錄音、轉文字、AI整理；會需要這樣做的理由，除了上述的責任釐清之外，大概就只剩下留存官方會議記錄的必要了。
所以，改變開會方法、提高討論效率，會比開又臭又長的會，再來找AI整理要實際多了。
再換個角度說：會議記錄什麼時候有用過？有多少人會在開完會後重讀會議記錄？你上次溫習會議記錄是什麼時候的事情？
這些答案都不是完全否定的。我並不貶低會議記錄的價值、也不貶低工具；我想講的只有兩點：
有時候找到有效率的工具，並不代表就是有效率；它只是在彌補前面步驟中的缺乏效率而已。
與其努力找效率工具放進流程之中，不如先檢討流程和方法；這一點除了開會之外，也適用於很多企業的「數位轉型」。
你今天開會了嗎？開了多久？
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