如何做一份有效的簡報#2：以大綱掌握全局
簡報內容最重要的一件事，我認為是「大綱」和「脈絡」。因為簡報的目的在於溝通和觀眾的理解，所以如果讓觀眾看簡報猶如讀一篇看不懂的文章，就失去了溝通或說服的目的。
在上一篇〈如何做一份「安全」的簡報#1：理解簡報目的〉中，我們談到了設計簡報時的幾個步驟。在第一個步驟「理解簡報目的」之後，接下來的就是「定義清楚的大綱與脈絡」。
簡單的說，所謂大綱就是文字的章節重點，脈絡則包括內容的前後邏輯、以及視覺和感官上的進度提示。
一份有說服力的簡報，就像一篇流暢的文章一樣；除了每個部分都自成段落之外，整份內容除了資料的呈現之外，前後之間也必須基於不同目的（請見前篇）的需要，來建立用以說服觀眾的邏輯。
簡報的邏輯
許多簡報的內容因為只著重於資料呈現，所以往往欠缺這個「邏輯」。我們經常看到的簡報結構是這樣的：
但以「產品介紹」這個目的為例，業務人員和工程師的簡報就可能有邏輯上的不同。例如：
業務人員的重點在於最後的「說服成交」，而工程師的重點除了有時要輔助業務之外，在於凸顯產品的優勢、並且多半是在跟使用單位溝通適用性。
以此為例，如果沒有掌握溝通和說服所需要的邏輯、甚至簡報者角色混淆，就可能無法達成目的。
所以，依照上面的邏輯，業務人員的簡報大綱應該類似這樣（假設已知決策者是管理單位），各項資料再依每個步驟的需要陸續展開：
除了內容要有這樣的大綱和脈絡之外，包括在投影片的安排、以及章節分配上，也最好有視覺上的提示，讓聽眾有明顯的感覺「啊，現在在講的是成本效益分析」，而不是稍微閃神之後變成「咦，現在講到哪裡了」；例如每個章節中間要有明顯的大標題分隔、或是每個章節使用不同的強調顏色標示等等。
將大綱做好還有另外兩個好處：
現在有一些諸如Gamma之類，將文字大綱餵進去，就能自動產生一套基本投影片的AI簡報工具；如果有完整清晰的大綱，使用這類工具的效果會更好。如果是「一張一張做、想到哪裡做到哪裡」的簡報製作方式，不僅脈絡可能比較不清楚，這類工具就比較幫不上忙了。
如果簡報內容之後還要轉換成報告文件之類的其他格式，清楚的大綱也有利於文件的架構、以及文字內容的展開。
鳥瞰全局
大多數的簡報工具都有「燈箱模式」（Lightbox mode，也叫做「光桌模式」或「鳥瞰模式），也就是將所有投影片縮小排列、模擬從前將幻燈片放在光桌上檢視的樣子：
雖然在這個模式下看不清楚文字（如果是自己做的，這個應該不是問題），但如果懂得善用，對於大綱的流暢性、章節內容份量的均衡、順序的調整、以及視覺變化的節奏就可以一目瞭然，以便做出需要的修改。
（小技巧：內容的密度可以用「燈箱模式下也能大致閱讀」來當作檢視標準；如果字太密集或太小，在燈箱模式下就會很明顯。）
結語
只要有好用的工具，動畫和特效滿天飛的「漂亮」簡報人人會做；但要做出「具有說服力」和「能清楚溝通」的簡報就沒有那麼容易。
許多漂亮的簡報往往因為太注重視覺效果而失焦，有些更常見的則是塞滿文字和數據而讓觀眾抓不到重點。但簡報和文章一樣，讓觀眾「知道你在說什麼、想要做什麼」才是重點，所以大綱和脈絡的重要性並不亞於內容的豐富。
所以，在講撰寫內容和排版技巧（動畫那些不在「安全簡報」的考量之中）之前，我會不厭其煩的強調脈絡和大綱的重要性。因為無論內容多豐富、視覺多漂亮，如果這一點沒做對，在溝通效果上就可能大打折扣。
下一篇要跟大家分享的是簡報文字的撰寫原則、以及基本的排版方式。大家新年快樂！