如何做一份有效的簡報#1：理解簡報目的

「精彩的簡報」沒有公式、也需要許多簡報本身以外的元素來搭配。「有效而安全的簡報」是我對新手行銷團隊提供的入門課程，以下會分成幾篇連載文章，將部分內容跟大家分享。

新手行銷團隊在進入真正的策略規劃和產品管理步驟之前，往往需要對內部主管和外部合作對象做許多簡報；過去也看過許多不同流派的手法和技巧。

必須老實說，「好的簡報」並沒有一定的公式。講者的表達技巧和臨場反應功力、整理資料的功力、以及內容的充實與否，都不是表面上的「簡報技巧」可以涵蓋的，也都必須經過不同領域的訓練與經驗。

透過上課學到的「技巧」或「模版」，如果沒有上述幾項能力搭配，往往只是鸚鵡學舌，不太容易重現老師的精彩演出。

不過，「基本上不會出錯」的簡報倒是比較容易學到的。只要掌握以下幾個重點，大致上在溝通效果、視覺易讀、以及專業印象上都可以八九不離十：

1. 確定簡報的目的，並依目的來設計內容；

2. 定義清楚的大綱與動線；

3. 資料的消化與呈現；

4. 至少是「安全」的版面編排；

5. 最好能注重顏色與字型的選用。

就表演的角度來說，我自己並不是特別出色的簡報者，但「有效而安全的簡報」是我可以提供給行銷新手的入門知識。因為篇幅的關係，之後會分成幾篇連載文章，將部分內容跟大家分享。

簡報的目的？

基本上不外乎「溝通」兩個字，但針對不同的目的（產品展示、結案報告、吸引投資等等）會有不同的設計方式。這裡所說的「設計」包含文案的風格、圖表的呈現、甚至易讀性的考量（例如觀眾年齡層較大的時候）。

通常簡報的目的可以分為以下幾類：

1. 溝通觀念

良好溝通的基礎，在於清晰的敘事邏輯。

例如「我們有哪些產品→各有什麼獨特賣點→有什麼顧客效益→請買我們的產品」；雖然在各張投影片中不需要講明這個邏輯，但在編排上必須帶著觀眾的思維走。

而好的敘事邏輯，必須在大綱階段就定義清楚。如果邏輯連自己都不清楚，就更不用說讓聽眾瞭解了。

2. 傳達資訊

有時候簡報的主要目的並不在於說服，而在於傳達資訊，特別是對最終成就的產現；例如結案報告、或是年度業績。所以「結論」比「過程流水帳」重要；也就是說，一定要有分析。

有些簡報為了「有所本」，會在投影片上密密麻麻列出整張Excel試算表，連用望遠鏡都看不清楚；對講者來說或許很方便，但對觀眾來說很痛苦。所以最好能直接講消化過的圖表和結論；如果需要詳細的報表，另外提供給觀眾就可以了。

記得：Raw data只是裝飾用，消化資料後的圖表和結論才是重點。

如果可以用一個分析過的結論帶來衝擊，就不需要放試算表。

3. 有目的的說服

前面的兩種類型，可能不見得有特定的目的，而是「溝通」或「報告」；但如果是有目的的簡報，像是說服投資人或顧客儘速埋單，除了結合清晰的邏輯、以及資料的傳達之外，必須有更強的脈絡和推論、以及最後的臨門一腳。

例如從清晰呈現「XX目標市場有XX億潛在市場規模」到「本新創公司預期可拿下XX%市占率」，再到「請投資本公司XX億」之間，就必須有很強、而且難以取代和辯駁的連結。

這些連結本身的真實性和說服力，是無法靠「表演」來取代的；但以下幾件事情會有所幫助：

• 觀念衝擊：找出「連老手都沒發現」的資料點或分析結果，讓觀眾留下深刻的印象。有些人會採用誇飾的技巧來造成衝擊，例如過去某牌小車以「連飛機都裝得進去」作為訴求；這種方式不是不能用，但必須小心，以免造成反效果。

• 精闢的資料分析手法：同樣的原始資料，如果你能找出精準的角度、關聯性、以及分析方式，或許能爆出令人出乎意料的結論；例如別人只是分析出「奶茶店要開在人口密集區」，但你卻發現了「奶茶店開在雞排店隔壁就對了」的角度。

• 展現方式：有些簡報適合（但也有些不適合）使用動畫、特效、高橋流簡報等方法，令人透過視覺方式留下深刻印象。

4. 其他目的

一份好的簡報，在上述的這方面多半做得不錯；但有些看起來「不那麼好」的簡報，也可能是因為其他目的而設計的，像是：

• 混淆觀眾：有些看起來密密麻麻、很難閱讀、理路不清的簡報，可能是刻意為了混淆觀眾而設計的；例如某些股東會上的簡報，就會為了讓股東看了頭昏腦脹、看不清楚也看不懂、也不知道怎麼發問，只求快快結束而設計的（以上是反話）（笑）。

• 當自己的小抄：這是很常見的情形。很多簡報者在設定文字和版面時，只以「自己看得見／懂」為原則，上了台之後就盯著螢幕照著念；這又特別常見於平常沒有機會上台、工作上又不得不簡報的職位。

• 印講義：這一種比「小抄」好一點，設計出來的簡報是以「印給觀眾看」為準，觀眾看不清楚投影沒關係，看印出來的講義、直接在上面做聽講筆記就好。這樣雖然不算太好的簡報，但也還算貼心。不過如果一定要這樣的話，建議字還是不要印得太小。

結語

相信你在職場上做過簡報、也看過別人簡報；或許你可以回想一下：記憶中「有效」（你還有印象的、也認為它有達到目的）的簡報，是不是在本文提到的這些基本的地方都做得不錯？

順帶要提的一點是：如同「好的簡報」沒有公式，設計簡報要注意的地方（包括我講的）也都不是絕對的鐵則。就像藝術作品一樣，你聽過的所有「規範」都是可以違反的，端看你是不是玩得有技巧而已。

然而，由於大多數的簡報都還是有目的性的，所以在諸如內容的「邏輯」、「架構」、「資料分析」這些方面，雖然不是不能玩，但最好還是以「針對目標對象達成目的」為最高原則。

這就如同我在書中談「行銷文案」與「文學作品」的不同（124頁），其實是完全一樣的道理：

……相對於寫情寫景的小說、或是文以載道的經典，商業文案雖然可以看似天馬行空、創意滿滿，但它的背後仍然有較為嚴謹的幾個基本原則：

• 目的：講得白話一些，商業文案的目的就是賣產品、賣觀念、賣認同。

• 架構：因為宣傳媒介通常有展示空間和閱讀時間的限制，所以必須視情境有不同的長度、邏輯，以及表達方式。

• 使用場合：文案可能出現的地方很多，有時候甚至連作者都無法預測。能夠適用於各種場合（網站、手機app、戶外看板等等），或是能針對場合修改最好。

• 接收模式：文案作者必須能預測、調適觀眾的閱讀情境與思考流程，並且針對這些觀察來撰寫。

我們下一篇見。