來深入探索一下「艾森豪矩陣」
「艾森豪矩陣」是許多人都聽過、也用過的效率管理工具。但這個模型簡化了許多與人、時間、成本相關的因素。要善用這個工具，不僅要理解它的表面，還要瞭解它和真實世界有什麼差異。
以下這張圖，是有名的「艾森豪矩陣」（Eisenhower Matrix），常用於決定事情的輕重緩急，以便用更高的效率來依序完成重要的工作。
相信很多人已經用它來協助工作，也確實有一定的效果；但如果只是照表操課、依照圖中標示的順序來做事，卻不一定會有最好的效率。
最簡單的原因，就是你不是艾森豪將軍，沒有成千上萬的幕僚幫你判斷每一件事情的細節和全貌；身為握有資源的將軍，多數時候你只要決定何者重要、何者不重要，然後交代下面幾十個師的野戰、防守、後勤部隊把事情做好就行。
這並不是說矩陣沒用、也不是說只有將軍用得到；下面的指揮官和幕僚一樣可以透過它判斷輕重緩急，一層層把事情做好。
在個人或小組織使用這個矩陣時，有很多不在圖中的因素需要考量，而且資源和經驗也會影響到使用它的結果。
這些看不到的影響因素包括：
1. 評估決定因素
這是一切的根本：你如何決定一些事情重不重要、緊不緊急？你是主管或非主管、有一年或十年工作經驗，做出來的決定可能就不一樣。
如果工作和個人因素都需要考量，就會變得更加複雜：明天一早的業務簡報重要、還是咳了一晚上的小孩重要？
這個沒有標準答案，只能看你自己的優先順序。理論上你會需要一個固定的標準（例如「家庭永遠重於工作」），但這個標準往往會被意想不到的事情打破；如果被打破妥協的次數太多、或是決定權不在你手上，那麼這個矩陣對你可能就沒有用了。
舉個簡單的例子：如果你是小主管，手上有幾個重要而且急切的案子在進行，但大老闆卻交代了一件十萬火急、但對你來說並不重要的事情下來（例如陪老闆娘去買東西），你會把它放在哪一格？
2. 成本
將處理事情的時間提早、延後、或是交給別人做，都是有成本的。如果你在管理層級中的地位越低，實質成本就越高；如果地位越高，金錢成本就越低，但機會成本就越高。
如果你判斷打掃家裡是「緊急但不重要」的事情（例如女友媽媽明天來訪），可以找鐘點幫手來做，但月底戶頭就是很緊，你會怎麼處理？如果你是身負重任的高階主管，不花錢自己做的機會成本是不是很高？
如果這樣的成本高到你難以負擔，但事情又很緊急，評估成本和替代方案就是你的另外一個問題了。
3. 處理事情的流動
很多事情不會一直停留在矩陣中的某一格。
原本「不急但重要」的事情，可能轉眼之間變成「又急又重要」的事情，依此類推。當很多事情不在你的控制之下，一直在矩陣中的四個格子之間流動，如何靈活的辨識、評估、重新排序、處理、結案，就考驗著你的能力、速度、以及經驗。
舉個例子：原本相對不重要也不急的「幫老闆處理手機問題」忽然變成了十萬火急的「上班時間老闆手機斷訊」，正在忙的你會怎麼處理？
你的處理速度越快（迅速減少待處理事項）、處理各種事情的經驗夠多（迅速辨識重要性、急迫度、成本），流動對你的影響就越小，因延宕而導致的機會成本就越低。
這一點沒有分析工具可以幫助你，只能靠自己日積月累的功夫。
4. 結果評估
事情的重要與否、急或不急，只是其中的一面；但還很重要的另外一面：做、不做、找人做、或是延遲的結果如何評估？
對結果的評估，並不會出現在典型的矩陣之中。表面上又急又重要的事情，也可能結果相對並不重要，反之亦然；但也可能在加進另外一個考慮因素之後，又變得很重要。
就以指揮二次大戰諾曼第登陸的艾森豪為例：作戰中的士兵口糧菜單內容（不是口糧本身，確保有得吃很重要），原本是相對不重要、也不急的事情；但如果加上「士氣」這個因素，讓士兵在出發前飽餐一頓牛排就變得很重要了；而人員吃得飽、吃得好也是諾曼第登陸得以成功的隱性因素之一。
總之，加上對於結果重要性的評估、將事情放在對的格子裡，並不亞於對事情本身重要性的判斷；而這一點也必須靠帶領和經驗。
5. 時間
時間也是一種重要成本。相信大家都碰過這種狀況：某件又急又重要的事情，必須花很多時間才能完成，而在這個過程中，會耽擱到很多其他相對次要（甚至一樣重要）的事情，而這種耽擱又是另外一筆機會成本。
更糟糕的是，當你好不容易完成這件事的時候，卻因為耽擱多件其他事情而被主管責備。
所以也有另外一種工作技巧是，不管重不重要，都先找出需時最短的事情，把它們都先做完；然後再用剩下的時間，來處理那件首要的事情。
即使到第二天因為時間不夠，只能完成80%，但因為其他事情都做好了，所以在主管面前也還交代得過去。
這當然是兩種極端，多數手腳俐落的人會善用「分時多工」的技巧、再加上個人的能力和速度，盡量把所有工作做到接近完美。
這樣也很好，但就跟艾森豪矩陣所提倡的原則沒有太大關係了。
結語
在真實的世界裡，我們的矩陣可能比較像這樣：
不只是一刀兩斷的「急／不急」、「重要／不重要」，而是分了更多的層級，而且格子裡面的東西還會像老鼠一樣跑來跑去。
而作為一個工具（或者說你的工作狀態），如果層級分得太多，不僅失去了模型的意義，變化也會多到你無法控制。
所以，完美的艾森豪矩陣不常出現；它和許多經濟和管理模型一樣，只是一個理想的存在。但越能把手邊的事情整理到趨近靜態模型，效率就越高、結果也越容易預期。
而要能盡量趨近，就靠前面講的幾件事情：
靠經驗和實作，建立有效辨識輕重、歸類、排序、處理的能力。
培養自己的工作技能和專業知識，更快速的把事情做完。耽擱越少，變數就越少。
比別人更能考慮到變動、時間、成本這幾項不在矩陣中的因素，做出更正確的評估。
至於無法預測的「老闆要你先做這個」之類的因素，我也沒有答案，就等你當了老闆之後再說吧。
再次祝大家2025春節快樂，元宵節之間都還算新年。（笑）
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