為什麼「Why not」應該是會議中的禁語？

Oct 18, 2023

從前在《讀者文摘》上看過一個這樣的故事：

有一次在哲學系的考試中，考卷上的題目只有一個字：「Why?』（為什麼？），而得到最高分的答案也只有兩個字：「Why not?」（為什麼不？）。

看起來是個充滿哲理的答案：跟題目一樣簡短，而且和出題老師針鋒相對、四兩撥千斤；看起來什麼都沒有回答，但也回答了一切。

但在我主持的會議中，「Why not」是一個禁止使用的答案、也是禁止使用的問題。

我在主持會議方面有一些看似麻煩，但執行不難、而且能夠提高效率的原則，可以參閱另外這兩篇：

或許在哲學系考試中，「Why not」是個展現機鋒的答案；但如果是在會議中，無論是誰提出來的，都是個不負責任的問題。

想像一下這樣的場景：

A：「因為XXXX和XXXX的考量，所以我們將logo的主色設定為紅色。」
B：「你為什麼不考慮用綠色呢？」

這時候如果A要認真回答（尤其B是長官的時候），就得從設計理念開始，再敘述中間有過哪些考量、做過什麼功課、或許中間也出現過綠色的測試版本，再連結回XXXX原因進一步說明，最後才決定是紅色。

B：「喔。」

這一關算是過了，但或許也過了完全沒有產能的半個小時，只為了B一個看似無害、但只經過大腦一秒鐘的問題。

有時候B提這種問題，只是為了表達「我也有參與」、「我也在溝通」、或是讓別的長官覺得「我也有用心」，而不是真的想提改進意見，但代價則是所有與會人員的半個小時。

如果只是「喔」和「半個小時」還算是好的，有時候結果會是當次會議沒有結果，A得回去再花幾天時間做一份讓B滿意的報告；這中間消耗的，是完全沒有產能的人力與時間空轉。

也就是說，A花了一段時間做出來的「合理的結論」，往往會被B的一個問題打回原點，造成產能的無意義浪費。

所以A的提案是不能討論或反對的嗎？當然可以。

在禁止使用「Why not」問題的同時，我鼓勵負責任的正面挑戰：

A：「因為XXXX和XXXX的考量，所以我們將logo的主色設定為紅色。」
B：「但因為YYYY和YYYY原因，我認為如果用綠色更貼切。而且我想補充的是，因為綠色搭配ZZZZ協調度更高，應該更適合預定使用的場景。」

這是我稱之為「有input（貢獻）的問題」，而在溝通進行的過程中，「有input」是比較負責任的作法。

A花了幾天或更久設計出來的方案，B憑甚麼花一秒鐘來挑戰？當然也可能B天縱英明或經驗豐富，一秒鐘就看出了問題所在；但我相信有這種本事的人，必定也有能力當場提出「有貢獻的問題」。

或許B提問之後還是會有些爭論、會後A也得回去再做一些檢討，但至少整體進度上來說，仍然是有效前進的。

不妨想像一下，一場出現五個「不負責任問題」和五個「負責任問題」的會議相較，哪一個的溝通效率更高、工作結果更好？這兩者之間的產能好壞會相差多少？

如果你同意上面的說法，就可以理解我為什麼會在會議中禁止使用「Why not」了。

對了，我開會還有一個相關的原則，就是「非必要不用表決來訂決策」，例如「大家舉手表決要用紅色還是綠色」。

道理很簡單：只要紅色是經過研究最適合的答案、也沒有再受到「負責任的挑戰」，透過舉手得到的答案多半都是「不負責任的個人偏好」。這些意見可以列為參考，但不應該列入決策因素。

從經驗中來看，很多「不是每個人都喜歡」、甚至可能在會議表決中落敗的，都是很傑出的設計；而那些透過表決來選擇的，往往都是些60分的貨色。